Organisation de conférence, convention, symposium
Faites scintiller votre entreprise en Suisse Romande, en France et partout en Europe
Vous souhaitez organiser une conférence, un symposium ou une convention qui réponde à un objectif précis, aborde les points clés de votre business, marque les esprits et laisse un souvenir impérissable ?
Les événements d’entreprise sont des leviers essentiels pour renforcer votre image de marque, fédérer vos équipes et fidéliser vos clients. Cependant, organiser une conférence, un symposium ou une convention réclame un investissement colossal en temps, en ressources et en expertise.
Imaginez un événement sur-mesure, où chaque détail est pensé pour créer un impact durable : un lieu prestigieux, des animations originales, des speakers de renommée mondiale. Chaque jour, notre agence événementielle Suisse place son savoir-faire au service de ses clients pour transformer leurs idées et leurs besoins en un événement au succès éclatant.
Contactez-nous dès maintenant pour discuter de votre prochain projet de conférence, convention ou symposium.
Convention, conférence, symposium : faites le bon choix
Vous tenez à transmettre votre message, former vos collaborateurs, lancer un nouveau produit ou partager votre expertise. Mais, vous êtes démuni quand il s’agit de choisir entre une convention, une conférence ou un symposium pour atteindre votre objectif.
Zzzest vous guide sur les spécificités de chaque format pour vous aider à définir l’évènement clé idéal.
La conférence : partager des connaissances
Cet événement invite des conférenciers professionnels pour présenter les dernières tendances d’un secteur d’activité, débattre de sujets actuels ou répondre à des problématiques. La conférence se déroule dans le cadre d’un séminaire d’entreprise, ou bien s’organise comme un évènement à part entière.
Plusieurs objectifs sont l’occasion de prévoir une conférence, notamment :
- informer et former les salariés ;
- générer du lead en invitant des prospects à découvrir votre entreprise et vos produits ;
- affirmer son expertise et positionner votre entreprise comme un leader dans son domaine.
La convention : rassembler et motiver
La convention est une réunion formelle, durant laquelle des professionnels d’un même secteur se rencontrent pour échanger des informations et des idées. Ainsi, les collaborations sont facilitées via des ateliers thématiques et des sessions de networking.
Elle permet de :
- fédérer les équipes en renforçant le sentiment d’appartenance à l’entreprise et favoriser les échanges entre collaborateurs ;
- communiquer sur le lancement de nouveaux produits, services ou stratégies ;
- récompenser les meilleurs salariés et célébrer les réussites de l’entreprise.
Le symposium : un rassemblement favorisant l’échange entre experts
Plus confidentiel, le symposium rassemble un petit groupe de spécialistes dans un secteur d’activité.
Par exemple, lors d’un symposium pharmaceutique, les experts se réunissent pour partager des recherches récentes et des développements médicaux. Dans le cadre de conférences, de discussions en panel à l’aide de modérateurs et d’ateliers spécialisés, les scientifiques présentent les résultats d’études et débattent de nouveaux concepts.
C’est l’évènement présentiel idéal pour :
- stimuler la réflexion et l’innovation lors de réunions de travail ;
- débattre de sujets stratégiques et prendre des décisions importantes ;
- rencontrer de nouveaux partenaires et développer des collaborations.
Reposez-vous sur Zzzest, agence événementielle à Genève, pour vous conseiller sur le choix du meilleur format. Dès le début de notre association, nous étudions la visée de votre projet pour déterminer le type d’évènement approprié et fixer un planning précis.
Cibler et séduire votre public
Nous définissons ensemble le profil de votre public cible et construisons un concept et un programme sur-mesure pour le séduire. Une communication ciblée, en amont et pendant la conférence ou convention, maximise l’engagement pour garantir un taux de participation optimal.
Assurer une logistique sans faille
Nous prenons en charge toute la logistique de votre événement, des invitations à la gestion des inscriptions, en passant par la sécurité, le transport et l’accueil des participants.
En outre, pour vous accompagner dans la conception de votre conférence ou convention, Zzzest intervient sur les aspects techniques. Ainsi, vous pouvez compter sur nous pour faire appel à des prestataires audiovisuels de premier choix qui assureront une gestion optimale du son et des lumières, ainsi qu’une production vidéo de qualité.
Inclure la technologie interactive
Pour favoriser les échanges et rendre votre conférence ou convention plus dynamique, nous intégrons des outils technologiques innovants. Par exemple, les personnes auront accès à un système de vote en ligne, une plateforme d’inscription, un live chat durant l’évènement ou l’envoi de messages en direct.
Désirez-vous organiser votre conférence en format hybride ? Notre agence événementielle à Genève met son expérience au service de la création de cet évènement qui se déroule simultanément en présentiel et en ligne.
Préparer une évaluation précise
Chez Zzzest, nous accordons une grande importance à l’évaluation de vos événements. Nous mettons en place un dispositif de suivi et d’évaluation personnalisé, comprenant :
- Des enquêtes de satisfaction: nous sollicitons les avis de vos participants pour mesurer leur degré de satisfaction et identifier les points forts et les axes d’amélioration.
- Un rapport détaillé : nous vous remettons un rapport complet comprenant des données quantitatives et qualitatives sur l’événement (nombre de participants, taux de satisfaction, retours sur les intervenants, etc.).
- Une analyse approfondie : nous étudions les résultats de l’évaluation pour vous soumettre des recommandations et optimiser vos futurs événements.
Choisir des conférenciers inspirants et professionnels
En définissant une thématique claire et grâce à l’intervention de conférenciers, vous pouvez créer un effet boule de neige et impulser un véritable changement en interne.
Nous sélectionnons des intervenants de renom, experts dans leur domaine, ainsi que des modérateurs professionnels, lesquels apportent une réelle valeur ajoutée à votre conférence. La communication de leur venue lors de votre conférence lui apporte une certaine crédibilité et attire une plus grande audience.
Réaliser une décoration sur-mesure étonnante
Notre réseau de prestataires regroupe des décorateurs à l’imagination débordante. Chaque décoration est exclusive et adaptée à l’esprit et au thème de votre conférence ou convention. Des idées les plus extravagantes et high-tech aux plus conventionnelles, avec Zzzest tout est possible.
Trouver un lieu d’exception
Notre équipe établit sa sélection sur nombreux critères : capacité d’accueil, accessibilité, équipements techniques, ambiance, budget, etc.
Qu’il soit contemporain ou classique, elle dénichera le lieu idéal pour une conférence ou une convention prestigieuse et mémorable.
Confier la restauration à un traiteur qualifié
Parce qu’une conférence, une convention ou un symposium n’est pas un succès sans offrir à vos invités un déjeuner raffiné ou un cocktail dînatoire, Zzzest travaille avec les meilleurs traiteurs. Simples ou sophistiquées, nos offres de restauration s’adaptent à votre budget, sans jamais renier sur la qualité. Bien entendu, les serveurs et barmans que nous employons sont choisis pour leur professionnalisme, leur sourire et leur discrétion.
Quel que soit le type d’événement que vous souhaitez organiser, Zzzest vous accompagne de A à Z pour garantir son succès.
La foire aux questions
Quels sont les différents types de lieux que vous pouvez nous proposer ?
Zzzest sélectionne pour vous des espaces modulables (salles de conférences, centres de congrès, hôtels), des lieux atypiques (châteaux, musées, péniches, fermes…) ou des espaces extérieurs (jardins, parcs, berges de lac, etc.)
Comment gérez-vous la logistique d'un symposium d'envergure internationale, notamment en termes de déplacements, d'hébergement et de visas ?
Zzzest collabore avec des partenaires pour organiser les transports internationaux et locaux, et négocie des options d’hébergement tout en tenant compte des préférences des clients. L’agence fournit également un support pour les procédures administratives, comme les demandes de visa. Une équipe dédiée assiste les participants et utilise une plateforme d’inscription en ligne pour centraliser les informations et les réservations, assurant ainsi le bon déroulement de l’événement.
Assurez-vous la promotion de notre événement auprès de notre cible ?
Notre stratégie de communication personnalisée garantit une visibilité optimale de votre évènement grâce à un plan de communication multicanal. Celui-ci peut inclure la création de supports digitaux et print, une diffusion sur les réseaux sociaux, la rédaction de communiqués de presse et de mails, la mise en place de campagnes Google Ads.
Comment garantissez-vous la sécurité de nos participants à une conférence ou un symposium ?
La sécurité de vos participants est notre priorité absolue. Nous assurons un dispositif de sécurité rigoureux en amont pour garantir un événement serein et sécurisé. Notre protocole comprend une évaluation des risques, un plan de sécurité détaillé, le recrutement de personnel qualifié et le respect des normes en vigueur.
Organisez-vous d'autres types d’évènements d’entreprise ?
Oui, en plus des conférences, conventions et symposiums, Zzzest organise des colloques, des tables rondes et des assemblées générales.
De même, nous pouvons intervenir pour préparer des :
- inaugurations ;
- jubilés d’entreprise ;
- fêtes de fin d’année ;
- summer party ;
- portes ouvertes ;
- sorties d’équipe ;
- séminaires.
